Estructura legal de la empresa

En algún momento tendrás que determinar el tipo de estructura legal que tendrá tu empresa. Me refiero a las maneras de organizarla.  Típicamente hay cinco maneras- el negocio individual, la sociedad, la corporación, la corporación de responsabilidad limitada y la cooperativa.  También se permite en Puerto rico corporaciones para brindar servicios profesionales (contabilidad, leyes, medicina) y a esas se le llaman corporaciones de servicios profesionales.

Negocio Individual

Muchas empresas empiezan como negocios individuales. La razón es simple, es la manera más económica de comenzar a operar.

En un negocio individual los activos y las ganancias pertenecen y van directamente al dueño del negocio. El dueño y el negocio es prácticamente una misma entidad. De hecho, las leyes no distinguen entre los activos del negocio propio y los de su dueño.

En una corporación regular hay una separación legal y las ganancias van a la corporación. Los dueños de la corporación (accionistas)  reciben las ganancias de la corporación en forma de dividendos y si trabajan en el negocio también devengan salarios.

En el negocio individual hay menos estructuras legales y niveles de reglamentación afectando el negocio. Lo que entra va directo al propietario.

No obstante, es importante mantener las cuentas personales y la del negocio separadas  para facilitar la contabilidad.

Por otra parte el dueño del negocio individual responde personalmente por las obligaciones  del negocio. Esto significa que la persona responde con  los bienes del negocios y los suyos personales en reclamaciones de contratos (alquileres, servicios contratados, productos comprados), reclamaciones de empleados por horas y salarios, accidentes en los predios del negocio (incluyendo por actuaciones de sus empleados), entre otros riesgos; algunos de los cuales se pueden minimizar con seguros comerciales.

Otra desventaja es que ciertos gastos no son deducibles del ingreso del negocio como por ejemplo pago de seguro medico del dueño y tampoco la parte proporcional del seguro social que se paga al gobierno federal.

Si el negocio conlleva considerable riesgo o si el dueño tiene muchos activos, puede que un negocio individual no sea la mejor opción.

Si quieres crecer, atraer personal cualificado y tener acceso más fácil  a financiamiento tu negocio  individual debe evolucionar hacia una estructura corporativa.

Corporación

Una corporación es una forma de organización empresarial que posee una personalidad jurídica separada de sus dueños. Es decir, existe aparte de sus accionistas, directores y oficiales, en contraste con una sociedad regular y un negocio individual; los cuales no pueden funcionar separados de sus dueños.  Por tal razón, una corporación puede adquirir, transferir o disponer de sus propiedades, demandar y ser demandada en un tribunal, entre otras cosas.

Los propietarios de una corporación son conocidos como accionistas, quienes adquieren su interés propietario por medio de la compra de acciones de capital.  Generalmente, una entidad incorporada es administrada por una junta de directores escogida por los accionistas.

Para crear una corporación  y ser validada como una entidad debidamente constituida, se requiere radicar una solicitud ante el Departamento de Estado del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, conjuntamente con el pago de los derechos establecidos por ley.  Dicha solicitud se conoce como el Certificado de Incorporación.

La ventaja principal de operar como una corporación es que sus accionistas limitan su responsabilidad personal a su inversión de capital. En casos de litigio por alguna gestión corporativa, se demandaría a la corporación y no a sus dueños en su carácter personal.

La corporación obtiene una personalidad jurídica, o sea, es una “persona” con nueva vida, con derechos y obligaciones. Además, los accionistas pueden transferir libremente su titularidad sobre la corporación, y generalmente puede efectuarse sin consultar a los demás accionistas.

Las corporaciones disfrutan de una vida ilimitada,  independientemente de la muerte, impedimento o retiro de alguno de sus accionistas, contrario a lo que ocurre en el negocio individual y la sociedad regular.

En términos contributivos, las corporaciones pagarán por los ingresos obtenidos provenientes de sus operaciones y los dueños también pagarán en su carácter personal por los dividendos obtenidos en la gestión comercial de lo que participan. Las corporaciones tienen derecho a deducir gastos y pagos por concepto de su administración y depreciación de bienes muebles.

La desventaja contributiva es que la corporación, por ser una entidad separada de los accionistas paga contribuciones por su ganancia y los accionistas al recibir sus dividendos pagan contribuciones en su carácter personal por ese ingreso recibido.  Esto es lo que se conoce como la doble tributación. Hay maneras de minimizar esto con planificación contributiva.

Corporación Intima o de Familia

Una corporación intima o de familia es una entidad corporativa cerrada que está sujeta a diferentes restricciones estipuladas por disposición de ley. Esta forma de organización empresarial es similar a la corporación regular en lo relacionado a la responsabilidad de los inversionistas. Sin embargo, posee características similares a las de una sociedad regular en cuanto a la relación interna entre sus miembros.

La corporación íntima tiene personalidad jurídica separada de sus dueños y la protección de la responsabilidad limitada de sus accionistas. Sin embargo, distinto a la corporación regular en la cual las acciones pueden transferirse libremente, el interés propietario sobre la corporación (acciones) no puede ser ofrecido públicamente. Puede funcionar sin una Junta de Directores y ser administrada por un solo accionista.

El certificado de incorporación de una corporación íntima debe estar limitado a no más de 35 accionistas. Además, en este certificado pueden establecerse restricciones para la entrada de personas como accionistas de la corporación.

En términos contributivos los accionistas de corporaciones íntimas pueden elegir un tratamiento especial contributivo mediante el cual, la corporación no está sujeta a contribución sobre ingresos si no que como una sociedad especial, los ingresos, deducciones, ganancias y pérdidas fluyen directamente a sus accionistas.

Compañía de Responsabilidad Limitada

Una compañía de responsabilidad limitada es una estructura hibrida que combina los beneficios de la corporación con la eficiencia contributiva de una sociedad. Puede ser creada por una (1) o más personas. La Ley también provee que sólo indiquen que se dedican a cualquier negocio lícito, sin especificar un objetivo en particular, excepto con las corporaciones foráneas que tienen que describir  la naturaleza del negocio que van a llevar a cabo en Puerto Rico. Las  compañías  de responsabilidad limitada no tienen accionistas si no  miembros que pueden o no ser los  administradores.

Accionistas, socios y empleados

Algunos puntos relacionados a los accionistas y ‘socios’ comerciales  que te pueden evitar muchos problemas en el futuro.

Si es una compañía por acciones, ¿Quiénes serán los accionistas y si son varios cuál va a ser su participación y sus expectativas?  Si tienes familiares que van a participar en el negocio es buena idea que queden claras las expectativas y el rol en que participará cada miembro.  Es común que los accionistas en las empresas que comienzan o las pequeñas o familiares también trabajen.  Esto sin embargo puede traer problemas futuros.  Ser un accionista no implica que  la persona tiene derecho a trabajar en la empresa.  En una compañía,  hay una clara separación de poderes entre los accionistas, los directores, los oficiales y los empleados.

Es común que   cuando grupos de inversionistas se unen para crear un negocio con estructura corporativa,  emerge una mentalidad de ‘socios’.   El grupo pretende correr los asuntos de la corporación  por consenso y en reuniones entre ‘socios’, lo cual es un grave error que a la larga entorpecerá la institucionalización de tu negocio.

Una manera de entender la  estructura de una corporación es examinando como está compuesto nuestro gobierno, pues sus componentes son muy similares.

Los electores no corren el gobierno; eligen a otros para hacerlo. Las personas electas tienen un término fijo en su cargo. En Puerto Rico, son  cuatro años. Si a los electores no les gusta como el gobierno es administrado, al final del periodo, vota por otro grupo de legisladores.  Los legisladores  no administran el gobierno. Su rol se enfoca en aprobar las leyes y fiscalizar el administrador que se le denomina- gobernador. Es este ejecutivo que junto a su gabinete administra el aparato gubernamental.

En las corporaciones, existe una estructura similar. Los accionistas son como los electores.  Igual que el pueblo elector es ‘dueño’ del gobierno, los accionistas son dueños de la corporación.  La diferencia es que en las corporaciones, algunos accionistas son más dueños que otros.  Es decir pueden tener más votos que los demás dependiendo del % de las acciones que tengan. En las cooperativas es distinto.  Bajo esta estructura, solo hay un voto por miembro.

La legislatura es como la junta de directores de las empresas.  Ambas establecen las reglas de juego.  En el gobierno se le llaman leyes y en las corporaciones son los estatutos y las resoluciones. La legislatura funciona en grupo; mediante comités y asambleas.  Igual ocurre con las Juntas de Directores en las empresas.  Estas se constituyen por sus miembros pero  es el cuerpo entero que toma las decisiones.  Un legislador solo de por si no tiene poderes.  Tampoco lo tiene un miembro de Junta.

En el gobierno, el gobernador es quien representa al gobierno y tiene que administrar con su gabinete según le autorizan las leyes. Los miembros de su gabinete representan el gobierno en distintas capacidades. (Secretario del Trabajo, Hacienda, Salud, etc.).  Igual pasa en la corporación. Su principal oficial ejecutivo, que generalmente es el  Presidente  está bajo la supervisión de la Junta de Directores y tiene que operar  según los estatutos de la corporación.  El cuenta con un equipo de trabajo.

Igual que en el gobierno el gobernador cuenta con un gabinete, en una corporación,  hay otros oficiales cuyos nombres y funciones varias según los estatutos de la empresa. Son los oficiales las personas que ‘oficialmente’ representan a la empresa. Oficiales típicos en corporaciones incluyen las designaciones de vice-presidente, secretario y tesorero.  Sus funciones las detallan los estatutos de la corporación.

Con el tiempo la ley de corporaciones ha permitido variaciones a esta estructura al punto de que algunas corporaciones pueden operar sin juntas de directores o pueden tener un solo director.

En una corporación, evita  tener  participación 50/50 con otros  socios u otros arreglos similares con múltiples socios que puedan afectar tu posición como persona principal en el negocio.  Alguien tiene que estar a cargo siempre.  ¿Si la participación es equitativa, que vas a hacer cuando tu socio está en desacuerdo o cambie de planes?  Evitas gran parte del problema cuando tienes el control de la mayoría de las acciones.

De otra parte si eres un accionista minoritario, entonces te conviene proteger tu posición minoritaria  con un acuerdo de accionistas.  En caso de que parte del acuerdo inicial incluya empleo en el negocio, puedes proteger tu tenencia de empleo con alguna clausula dentro del acuerdo de accionistas.

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